Hurtig, nem og sikker sagsbehandling & journalisering
Hvem står bag ScandiFile?
Bag udviklingen af Bejourwww/ScandiFile, står det rådgivende ingeniørfirma ScandiPlan Technology. ScandiPlan Technology har mange års erfaring med EDB-rådgivning og udvikling af IT-løsninger.
ScandiFile er blevet udviklet sammen med virksomhedens tidligere businesspartner Unisys og vore fælles kunder
Bejour/ScandiFile er udviklet til at tilgodese både private virksomheders og offentlige administrationers behov til et moderne og effektivt sagsbehandling- og journaliseringssystem. D.v.s. at Bejour/ScandiFile i dag fremtræder som et færdigudviklet standardsystem klar til at installere på en windows 2008 eller en Windows 2003 server med Windows 95 , Windows98 eller Windows 2000 eller windows 7 klienter.
Da Bejour/ScandiFile er helt klar til at tage i brug sparer nye kunder tid derved at ressourceindsatsen kan bruges til at træne brugerne i at anvende systemet og derved få glade brugere af systemet fra starten
Forventninger til et moderne sags- og journaliseringssystem
Et moderne sags- og jounaliseringssystem skal naturligvis kunne leve op til de krav om brugervenlighed og enkelhed som bør stilles til alle de nye informationssystemer. I dag skal alle have mulighed for at være sagsbehandlere men på vidt forskellige niveauer. Dette har været den ledende tråd bag udviklingen af ScandiFile. Nogle vil gerne registrere sine dokumenter via et traditionelt journalskærmbillede, andre vil kun bruge MS Office, medens andre igen er vant til at arbejde med MS Outlookklienter.
Formålet med ScandiFile er at give virksomheden mulighed for at skabe et hurtigt overblik over dens sager, projekter og tilhørende dokumenter/korrespondance. For mange virksomheder repræsenterer sagsarkivet og firmaets dokumenter selve virksomhedens rygrad.
Her afspejles organisationen og dens historie, og her dannes ofte grundlaget for de beslutninger der træffes i organisationen.
Derfor ligger der en stor gevinst i at gøre arkivet mere åbent og tilgængeligt, således at de ansatte hurtig kan få adgang til information og data, når de har brug for det. Dette er med til at sikre virksomheden en hurtigere sagsbehandling, hurtigere svar på henvendelser, koordinering af informationsstrømmene, og dermed et højere service- og informationsniveau.
Dette vil på sigt medvirke til at øge virksomhedens produktivitet, gøre sagsbehandlingen mere ensartet, samt højne dens kvalitet.
Bejour/ScandiFile understøtter i faciliteterne i Kommunernes Landsforenings journalplan og kan bl.a. leveres med Dafolos elektroniske formularer og vejledninger.
Brugen af Bejour/ScandiFile vil give mulighed for en væsentlig hurtigere dokumentproduktion, da virksomhedens standard-dokumenttyper kan lægges ind som faste koncepter, så der hurtigt kan flettes med relevante data som f.eks. person- og firmaoplysninger, adresser o.lign.
Ligeledes indeholder Bejour/ScandiFile også et smart adviseringssystem således at man kan videresende sine dokumenter i organisationen til videre kommentering og journalisering
Bejour/ScandiFile version 3.20 til Windows/NT
Bejour/ScandiFile er et meget fleksibelt sags- og journaliseringssystem, som er designet til at køre sammen med virksomhedens PC-baserede officesystemer, baseret på markedets nyeste teknologi. Bejour/ScandiFile er fremtidssikret, da det hele tiden videreudvikles til at kunne understøtte de nyeste styresystemer.
Bejour/ScandiFile kan indgå i næsten enhver konfiguration. Bejour/ScandiFile er udviklet som en 32 bit version, og kan afvikles under både Windows 95, Windows 98, Windows 2000 og NT/Windows 4.0.
ScandiFile leveres med en NT SQL-server 7.0/ Windows 2000 SQL løsning, men Bejour/ScandiFile kan også leveres med special interface til Sybase og Oracle databaser. ScandiPlan Technology kan bl.a. tilbyde en hardwareløsning med det korrekte udstyr i samarbejde med Unisys.
Bejour/ScandiFile kan leveres i en udvidet version til store installationer hvor kravet er at dokumenterne brændes direkte på CD'ere (Worms) denne løsning tilbydes sammen med Unisys ligesom publicering af sager og dokumenterne til internettet understøttes.
Sådan fungerer ScandiFile
Bejour/ScandiFile er opbygget til at afspejle virksomhedens måde at arbejde på m.h.t. til arkivering og håndtering af sagsforløb. Dette gør, at man let elektronisk kan finde sine sager og de enkelte sagshændelser. Princippet følger bl.a. Rigsarkivets og Forskningsministeriets anbefalinger samt erfaringer fra vores kunder.
Bejour/ ScandiFile er godkendt af statens arkiver
Bejour/ScandiFile er overskueligt og nemt at betjene, såvel med mus som med funktionstaster.
Journalplanen, sager og akter
Bejour/ScandiFile arbejder med en struktur som kan sammenlignes med niveauerne i en traditionel kontoplan.
På øverste niveau beskrives virksomhedens hoved-forretningsområder i et hierakisk system. Det færdige resultat af dette arbejde er virksomhedens journalplan.
Journalplanen er hovedindgangen til systemet hvor brugerne arbejder. Det er i systemet muligt at tildele brugerne rettigheder på basis af journalplanen, således at det er muligt at beskytte følsomme informationer. Under de enkelte punkter i journalplanen ligger de pågældende brugeres arbejdsområder og sager. En sag kan indeholde flere akter. Disse registreres under sagen, således at man altid kan genfinde sagshændelserne hurtigt.
Bejour/ScandiFile indeholder mulighed for altid at spore sagshændelserne i systemet. Der føres konstant en log bog for hver enkelt sag og akt. Bejour/ScandiFile giver både de enkelte brugere og virksomheden som helhed en meget høj sikkerhed, blandt andet ved hjælp af adgangskontrol, rettighedsbegrænsning og logning.
Der skelnes bl.a. mellem udkaster og færdig akterede dokumenter i Bejour/ScandiFile
Det er muligt at gemme e-mails med vedhæftede filer i Bejour/ScandiFile.
Integration mellem nuværende programmer og Bejour/ScandiFile
I et udkast eller i et færdigakteret dokument kan lagres forskellige typer dokumenter: Indgående dokumenter (indscannet og arkiveret i rela-tion til sagen), E-post, Udgående dokumenter (f.eks. Autocad tegninger, MS-Word, WordPerfect dokumenter, Excel regneark o.lign.), samt Notater (sagsbehandlerens egne notater, videoklip, billeder). Systemet giver uanede muligheder.
Bejour/ScandiFile-systemet er 100 % integreret med MS Exchange og MS Outlook.
Virksomhedsinformation
Bejour/ScandiFile kan også bruges til at registrere informationer om virksomhedens samarbejdspartnere. Dette sker i Adresser, hvor man kan registrere data om firmaer, personer, samt om virksomhedens personale.
Disse stamdata kan opdeles i grupper, alt efter virksomhedens ønsker og behov. I billedet nedenfor ses en samlet oversigt over virksomhedens interne og eksterne relationer.
Detaljerede informationer om enkelt-personer, samarbejdsvirksomheder eller organisationer kan registreres i skærmbilledet Egenskaber for den pågældende.
Rapporter
Bejour/ScandiFile leveres med 40 standardrapporter, således at der kan foretages en effektiv sags-og aktopfølgning. Systemet leveres med postliste, erindringsliste, en liste over "forventet afsluttet"-sager, sagsomslag, samt adresselister..
Bejour/ScandiFiles rapportmodul fungerer som et slags DataWareHouse da man kan udvælge og sortere sine rapporter efter eget ønske.
Ligeledes er det muligt selv at designe sine egene rapporter og tilføje dem til rapportmodulet.
Søgninger/filtre
Bejour/ScandiFile indeholder også standardsøgefiltre, så man direkte på skærmen kan følge den ind og -udgående korrespondance i organisationen, hvilke sager eller akter den enkelte afdeling skal tage aktion på, og hvilke sager/akter der er afsluttede eller fjernarkiverede. Efter behov kan brugerne individuelt oprette nye filtre, således at disse netop passer til den enkelte, således at det er nemt og hurtigt at finde de relevante informationer i systemet.
ScandiFile indeholder også hurtigsøgeknapper således at man med max 3 tastetryk kan finde frem til sine sager og dokumentre
Mulighed for individuelle tilpasninger
Udover de muligheder der ligger som standard i ScandiFile for Windows, for specielle design opsætninger o.lign., kan der laves specialtilpasninger efter nærmere aftale med ScandiPlan Technology.
Som eksempler på dette kan nævnes:
* Fjernelse af felter som ikke er i brug
* Tilføjelse og tilpasning af nye felter
* Mulighed for andre udskrifter/oversigtsbilleder
* Implementering af organisationsspecifikke arbejdsprocessser (workflow)
* Integration med andre systemer f.eks replikering med Navision faniancials SQL database
* Opslag i centrale databaser eller decentrale databaser (BBR, CPR o.a)
Vi sikrer at I kommer godt og sikkert i gang
Vores udviklingsteam vil gøre alt for at sikre at I får en god start med det nye journal-og sagsstyringssystem.
* Vi kan hjælpe med at designe journalplanen som skal indgå i systemet, så den tilpasses virksomhedens unikke ønsker og behov
* Vi kan konvertere jeres nuværende journalplan til systemet
* Vi kan designe virksomhedens fremtidige sags- og journaliseringssystem efter individuelle ønsker og behov. Denne vil f.eks. kunne tage udgangspunkt i en af ScandiPlan Technology’s standard-journalplaner, som bl.a. er udviklet sammen med Copenhagen Business College & Roskilde Universitetscenter
* Bejour/ScandiFile understøtter Kommunernes Landsforenings journalplan
* Bejour/ScandiFile er godkendt af statens arkiver
* Bejour/ScandiFile kan leveres med adgang til Dafolos elektroniske formularer samt mange andre elektroniske blanketsystemer
* Der tilbydes Hotline- og installationsservice, samt alle former for personlig service til systemet,herunder kurser, råd og vejledning til journalplanlægning, samt en komplet pakke tilpasset jeres behov der gør det muligt at blive kørende hurtigt og nemt. ScandiPlan Technology kan også hjælpe jer med tekniske råd, som konfigurering af servere, etablering af netværk og konfigurering af PC’ere
I er meget velkomne til at kontakte vore medarbejdere for mere information om Bejour/ScandiFile for Windows og eventuelt aftale et møde for en demonstration af systemet i praksis.
.